Gdy masz wykonać jakieś zadanie, patrzysz bezczynnie w monitor lub celowo wyszukujesz rzeczy kompletnie niezwiązane z tematem pracy?

 

Większość z nas zna ten schemat – na tydzień przed wyznaczoną datą uznajemy, że mamy jeszcze masę czasu, aby ostatniej nocy dwoić się i troić, aby tylko zdążyć wykonać zadanie. To prokrastynacja – skłonność do zwlekania, opóźniania i przekładania na później [1].

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie – Cyryl Parkinson

Bardzo ciekawe badanie przeprowadzono w Wielkiej Brytanii – jak wykazano, przeciętny pracownik biurowy jest produktywny w pracy zaledwie przez 2 godziny i 53 minuty [2].

Oto co najczęściej robili pracownicy zamiast pracy (TOP3):

  • sprawdzanie social mediów – 47% osób (przeciętnie 44 minuty)
  • czytanie newsów w sieci – 45% osób (przeciętnie 1 godzinę i 5 minut)
  • rozmowy z kolegami z pracy (niezwiązane z pracą) – 38% osób (przeciętnie 40 minut)

 

Jak być bardziej produktywnym?

Z pomocą przychodzi technika „Pomodoro” – ta prosta metoda stworzona została przez Francesco Cirillo w latach 80′ i pomogła już milionom ludzi na całym świecie w lepszym zarządzaniu swoimi zadaniami.

Technika Pomodoro

Ustaw minutnik na 25 minut i w tym czasie skup się wyłącznie na jednym, wcześniej zdefiniowanym zadaniu (taki przedział czasowy nazywany jest „pomodoro”).

Gdy zadzwoni dzwonek, zrób 5 minut przerwy i usiądź do kolejnego „pomodoro”.

Proste, prawda?

Metoda ta jest równie prosta, co skuteczna. Rozbijanie zadań na mniejsze fragmenty świetnie się sprawdza, gdyż chęć ukończenia dużego zadania „na raz” może okazać się zbyt przytłaczająca i wzbudzać niechęć – co prowadzi do wspomnianej wcześniej prokrastynacji.

 

ZASADY POMODORO:

    1. 25 minut to 25 minut. Pomodoro uznaje się za zaliczone jedynie wtedy, gdy minie pełne 25 minut – nie pół, nie 80%. Szczególnie nie są zaliczane takie, których do końca zostało jedynie kilka minut. Moment w którym nastawiłeś budzik, zobowiązałeś się do wykonania 25-minutowej pracy. Jeśli skończyłeś kilka minut wcześniej, przjrzyj wykonywane zadanie – z pewnością da się coś jeszcze ulepszyć.
    2. Jeśli w czasie pomodoro zerkniesz na e-mail, media społecznościowe lub coś Cię rozproszy i przerwiesz wykonywane zadanie, zaczynasz od początku. Jak mówi poprzedni punkt, niedokończone pomodoro się nie wliczają.
    3. Podczas przerwy – odpocznij. Napij się wody – poprawi ona pracę Two­jego mózgu. Dzięki niej szybciej będzie on przewodził impulsy ner­wowe (mózg składa się w ponad 80% z wody). W czasie przerwy nie przeglądaj maili czy facebooka – w ten sposób nie odpoczniesz.
    4. Po 3-4 pomodoro, zrób sobie 30 minut przerwy. Należy Ci się.
    5. Podczas pracy różne myśli z pewnością będą „wskakiwać” do Twojej głowy. Jeśli jakaś okaże się szczególnie frapująca, zapisz ją – zajmiesz się nią później. Po zakończonym pomodoro zerknij na listę –  zauważysz jak często z początku ważne myśli, po czasie tracą na znaczeniu.

 

Stwórz listę „do zrobienia” w oparciu o ilość pomodoro, np:

  1. Projekt do pracy – 3 pomodoro
  2. Recenzja artykułu – 1 pomodoro
  3. Odpisanie na maile – 2 pomodoro

 

Co nas rozprasza?

Cirillo wyróżnił 2 rodzaje rozpraszaczy:

  1. zewnętrzne (mail, media społecznościowe, znajomi)
  2. wewnętrzne (nasze myśli) – według różnych badań, człowiek ma ok 70 000 myśli dziennie – to jest ok 48 myśli na minutę. W 25-minutowym pomodoro możemy więc przyjść nam do głowy nawet 1200 myśli. I to według ostrożnych szacunków, gdyż niektóre kalkulacje mówią nawet o 600 000 myśli dziennie [3].

 

Sytuacja nie przedstawia się więc różowo – wygląda na to, że często pracujemy efektywnie mniej niż 3 godziny w ciągu dnia, jesteśmy rozpraszani tysiącami bodźców, a na końcu zmęczeni natłokiem spraw przekładamy zadania (często w nieskończoność) jak gdyby to miało nam pomóc w ich realizacji.

 

Kluczem jest konsekwencja

Konsekwencja w danym samemu sobie słowie. Gdy rozpoczniesz 25-minutowe pomodoro – po prostu je ukończ. Zgodnie z zasadami twórcy, możesz przerwać pomodoro jedynie, gdy ma miejsce prawdziwe zagrożenie – jeśli tylko ktoś przechodzi obok aby z Tobą zamienić kilka słów lub coś pożyczyć, po prostu powiedz „jestem w trakcie czegoś ważnego – pomogę Ci za kilkanaście minut”. Większość ludzi zrozumie, że jesteś skupiony na jakimś zadaniu i nie chcesz się rozpraszać.

Dodatkowo:

  • wyłącz dźwięki i wibracje w telefonie – oddzwonisz później
  • wyłącz powiadomienia w telefonie

 

Przydatne linki

  1. https://pomodoro-tracker.com – esencja techniki pomodoro w wersji online
  2. Blokada wybranych stron internetowych (np. mediów społecznościowych) na określony czas

 

 

Trudność: 1/5

  1. Prosta i konkretna metoda
  2. Nie wymaga zakupu żadnych dodatkowych materiałów

brak

 

 

 

 

 

 

Powiązane książki:

The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System

Francesco Cirillo opisuje w książce technikę Pomodoro, a także jak 2 miliony ludzi odzyskało kontrolę i zaczęło osiągać swoje cele.

 

 

 

 

 

Źródła:

[1] https://pl.wikipedia.org/wiki/Prokrastynacja
[2] https://www.vouchercloud.com/resources/office-worker-productivity
[3] http://www.aesthetic-machinery.com/every-thing.html

Total
9
Udostępnień

Podobał Ci się wpis?

Wpisz swój adres e-mail, a poinformuję Cię o nowościach na blogu.

Chcę być informowany o nowych postach i wydarzeniach.